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事業拡大のために事務所を移転!かかった費用はいくらでどんな手続きが必要?

先日、1年間ほど借りていた事務所を移転しました。これまでの事務所に不満があったわけではないのですが、事業拡大のため、より大きな物件に移りかわる必要があったからです。

 

「たった1年で事務所を移転するなんてもったいない。無計画な事業立ち上げだったんだろう!」

 

……返す言葉もありません。自分の始めることがどれだけのニーズがあるのか、どれほど大きな市場かもわからず、「面白そうだからやってみよう!」ぐらいの気軽な気持ちで始めたビジネス。

 

予想通りにというか、予想以上に市場のニーズはあったようで、なんとか事業拡大にこぎつけることができ、移転という話になりました。……ええ、運が良かっただけです。

 

そんな事務所の移転ですが、事務所の立ち上げや起業の際の費用に比べて、「どんな手続きが必要なのか」「費用はどんなものが発生するのか」に関して実体験がネットに少なかったため、私の事例をご紹介したいと思います。

 

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事務所の移転に際してどんな手続きが必要?

事務所の移転と一口に言っても、いろいろあるとは思いますが、今回私が行った手続きは以下の通り。特に重要だと思う点や、出費を忘れがちな点を太字にしているので、参考にしてください。

 

  • 新しい移転先の物件の確保
  • 旧事務所の退去手続き
  • 引っ越し日の確定とそれに合わせたスケジュール立て
  • 電話番号やネット回線の引っ越し手続き
  • 電気、水道、ガスの停止と開通依頼
  • お客様への移転のアナウンスの徹底
  • 仕入れ業者へのアナウンスの徹底
  • 新しい家具の購入
  • 古い家具や事務用品の廃棄
  • ショップカードや名刺の新調

 

特に今回大変だったのが、「引っ越し日の確定とそれに合わせたスケジュール立て」です。当然ですが、移転というイベントに関わってくるのは自分やスタッフだけではありません。

 

お客様や自分の仕入れ業者などにも大きく関わる出来事です。ですので、いつ引っ越しをして、いつ事務所を休みにして、いつから営業を再開するのかは、はっきり周知しておく必要があります。人によっては、移転に合わせて祝い花を送ってくれる方もいらっしゃるので、急がせてしまう可能性だってあります。

 


……とはいえ、これが地味に大変。

 

電話番号やネット回線の引っ越し手続きは、1,2か月スパンで期間が必要になります。新しい家具やオフィス用品を購入したところで予定日に必ず来てくれるとは限りません。

 

退去手続きのことを考えても、最低でも3か月前には事務所の移転日を確定しておく必要があるでしょう。私の場合、結局、もろもろの手続きを済ませるのに1か月近い時間が必要になりました。

 

ちなみに、私は開業届を出していませんし、事業用の銀行口座、クレジットカードなども持っていません。もしも、そういったものを持っている方は住所変更の手続きなどもやる必要があるでしょう。

 

移転に伴う予想外のコスト

ちなみに事務所の移転費用ですが、個人事業主の小さな事務所レベルでは、ネットで出ているような数百万といった費用は必要になりません。

 

物件取得費を除けば、30~100万円もあれば足りるでしょう。引っ越しや事務用品の廃棄を手伝ってくれる誰かがいれば、かなり費用は抑えられますし、私は引っ越しをスタッフと知人に手伝ってもらいました(有償)。だいたいの内訳はこちら。

 

ネット・光電話の移転手続き ⇒ 約20,000円

家具・パソコンなど設備の新調 ⇒ 約300,000円

名刺、ショップカードの再作成 ⇒ 30,000円

引っ越しのために借りたレンタカー ⇒ 10,000円

旧事務所設備の廃棄とクリーニング ⇒ 80,000円

その他 ⇒ 10,000円

合計 約450,000円

 

今回の私の場合、いくつか思いがけない出費やコストが発生しました。

 

たとえばネット回線の引っ越し手続きには2万円ほどの費用が必要です。また、ネット回線の開通依頼が遅く、それでもネット環境がどうしても必要だった私は、当座をしのぐためwimaxを契約しました。

 

お金の面でいえば、デザイナーに名刺やショップカードを作ってもらっていたため、デザイナ―に改めて住所を変更してもらい、印刷してもらうといった費用も必要になり、地味にお金がかかりました。

 

時間の面では、旧事務所で使っていた組み立て式家具がドアに引っかかりそのまま搬出できず、移転作業中に分解・組み立てを改めてやるハメになり、余計な時間を食うといったこともありました。

 

ウチは自社でWebサイトを作成しているので良かったですが、他社に作成依頼を出しているところは、記載住所の変更にさらに時間とコストが必要かもしれません。

 

移転の際に気を付けるべき重要なポイント

このように、移転の際には、ある意味で新規開業のときより面倒な手続きやコストがかかるものもあり、思っていたよりもコマゴマとした作業に追われます

 

なにより、無計画な移転はお客様に迷惑をかけることにもつながりかねません。

 

移転を考えている方は、なによりも早め(できれば3か月以上前)にまとまった移転スケジュールを作ることを心がけるとよいでしょう。それが結果的に時間や費用面でのコストを抑えることにつながるはずです。